Factureren in meerdere valuta's als Europese freelancer — wisselkoers en btw correct

Heel wat Europese freelancers factureren buitenlandse klanten in hún valuta — USD voor de Amerikaanse start-up, GBP voor het Londense agentschap — terwijl ze hun eigen boeken in euro houden. Dat mag perfect, maar het creëert stilletjes drie vragen die de meeste spreadsheets fout beantwoorden: welke wisselkoers, welke btw-grondslag, en hoe af te punten wanneer de betaling binnenkomt.

Factureer in hun valuta, rapporteer in de uwe

Geen enkele regel zegt dat een factuur in euro moet zijn. U mag uitgeven in USD, GBP, CHF — wat het contract zegt. Wat de fiscus belangrijk vindt, is dat uw btw en uw boeken in uw basisvaluta worden uitgedrukt met een verdedigbare wisselkoers.

Een factuur in meerdere valuta's draagt dus eigenlijk twee bedragen: het nominale bedrag dat de klant betaalt (hun valuta) en het equivalent in basisvaluta waarop u rapporteert. Bewaar beide, en de rest is boekhouding.

Welke wisselkoers?

De veilige standaard in de hele EU is de koers op de factuurdatum (het belastbaar feit), uit een gepubliceerde bron — meestal de referentiekoers van de ECB of die van uw nationale bank. Het sleutelwoord is consistent: kies de regel, pas ze elke keer toe, en bewaar de gebruikte koers bij de factuur zodat ze maanden later reproduceerbaar is.

Eurobillr bewaart het equivalent in basisvaluta op elke regel (het base_amount) tegen de koers van de documentdatum, zodat uw rapporten netjes samentellen, ongeacht in hoeveel valuta's u factureerde. U converteert nooit een regel met de hand in een spreadsheet.

De btw-grondslag op een factuur in vreemde valuta

Btw wordt berekend en gerapporteerd in uw basisvaluta. Voor een export met verlegging tegen 0 % naar een zakelijke klant is dat vooral theoretisch — geen btw om te converteren — maar het nettobedrag komt nog steeds op uw btw-aangifte en de listing in euro, dus de koers telt nog. Voor alles wat wél btw draagt, is het btw-bedrag het geconverteerde cijfer, niet een nieuwe omrekening op betaaldag.

De afpuntingsval

Hier verliezen freelancers uren: u factureert 1.000 USD, en drie weken later komt 1.000 USD binnen als 921 € in plaats van de geboekte 930 €. Die 9 € is geen btw-probleem — het is een wisselkoerswinst/-verlies, en dat boekt u precies zo, niet als korting of afschrijving.

Twee gewoonten houden dit zuiver:

• Boek de factuur tegen de koers van de factuurdatum (waarop u btw

verschuldigd bent).

• Boek het verschil bij betaling als wisselkoerswinst/-verlies.

Combineer dat met een gestructureerde mededeling op euro-facturen en Eurobillrs import van bankafschriften, en het afpunten van inkomende betalingen — zelfs in gemengde valuta's — is geen speurwerk meer.

Betaald worden over de grenzen heen

Buitenlandse klanten betalen vlotter wanneer u wrijving wegneemt: bied een SEPA-overschrijving met een EPC-QR voor euro-betalers, en een betaallink (Stripe/Mollie/PayPal) voor de rest. Eurobillr zet beide automatisch op de factuur, zodat de klant het voor hem goedkoopste kanaal kiest.

Kort samengevat

1. Factureer in de valuta van de klant; rapporteer in uw basisvaluta.
2. Gebruik de koers van de factuurdatum uit een gepubliceerde bron,

consistent, en bewaar ze.

1. Behandel het verschil op betaaldag als

wisselkoerswinst/-verlies, niet als korting.

1. Laat uw tool het equivalent in basisvaluta bijhouden zodat

kwartaaleinde een aflezing is, geen reconstructie.

In de app: factureren in meerdere valuta's en sneller betaald worden met QR en online betalingen.